Lập Kế Hoạch Ngân Sách Cho Bản Thân

Theo một khảo sát trên báo VnExpress, năm 2024 vẫn là một năm khó khăn bủa vây doanh nghiệp, khi có tới 73% dự kiến giảm quy mô, tạm ngừng kinh doanh hoặc ngừng hẳn. Trong các doanh nghiệp còn hoạt động, 16,6% doanh nghiệp dự kiến có thể giảm hơn một nửa số lao động, hơn 60% doanh nghiệp dự kiến giảm doanh thu.

Các vai trò khác của ngân sách doanh nghiệp

Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Quá trình lập kế hoạch ngân sách tổng thể đòi hỏi xác định cụ thể mỗi bộ phận sẽ cần có bao nhiêu nguồn lực để thực hiện các hoạt động trong kế hoạch, ví dụ như dự báo về số lượng nhân công, khối lượng nguyên vật liệu,… Điều này giúp nguồn lực của doanh nghiệp được phân bổ hiệu quả và cân đối giữa các bộ phận.

Kiểm soát chi phí: Ngân sách giúp doanh nghiệp chủ động hơn và cũng buộc phải chặt chẽ hơn trong các quyết định chi tiêu. Khi thường xuyên so sánh giữa chi phí thực tế và dự kiến trong ngân sách, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng xác định được vấn đề và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Quản lý dòng tiền: Bằng cách lập kế hoạch thu chi trong ngân sách, doanh nghiệp có thể quản lý dòng tiền một cách hiệu quả, đảm bảo rằng luôn có đủ nguồn lực để duy trì hoạt động hằng ngày và đầu tư vào các cơ hội tương lai.

Tạo động lực cho nhân sự: Nhìn vào budget, tất cả nhân sự trong doanh nghiệp đều biết về mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp, từ đó có thêm động lực đóng góp vào thành tựu chung. Mặt khác, một ngân sách đầy thách thức có thể kích thích tinh thần của nhân sự, khiến họ muốn nỗ lực nhiều hơn nữa để đạt được mục tiêu.

Kết nối các bộ phận: Trong quá trình hoàn thiện kế hoạch ngân sách, các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ có cơ hội thấu hiểu và phối hợp lẫn nhau, để cùng đưa ra các quyết định tốt nhất. Lấy ví dụ, bộ phận kinh doanh có thể dựa trên ý kiến của bộ phận chăm sóc khách hàng để đưa ra dự báo doanh số bán hàng, và chia sẻ nó tới bộ phận sản xuất.

Bước 2: Đánh giá kết quả sử dụng ngân sách

Có 2 quan điểm khác nhau khi đánh giá việc sử dụng ngân sách trong doanh nghiệp. Tùy thuộc vào môi trường kinh doanh và chiến lược vận hành, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 2 quan điểm đánh giá trên hoặc có thể sử dụng kết hợp:

Phân tích phương sai (analysis of variance – ANOVA) là quá trình so sánh chi phí và doanh thu thực tế trong một khoảng thời gian nhất định với chỉ tiêu ngân sách đã được lập kế hoạch cho cùng khoảng thời gian đó. Nếu việc phân tích diễn ra SAU KHI đã kết thúc khoảng thời gian ghi nhận dữ liệu (ví dụ như tuần trước, tháng trước), đó là kết quả cuối cùng của việc sử dụng ngân sách. Nếu việc phân tích diễn ra ở thời điểm ĐANG TRONG chu kỳ ngân sách được xem xét, đó là tiến độ sử dụng ngân sách.

Tương tự như quy trình đề xuất ngân sách, mỗi bộ phận cần báo cáo việc thực hiện các số liệu ngân sách định kỳ (theo tuần, tháng,…) và giải trình những yếu tố bất thường nếu có cho cấp trên kế tiếp. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể xác định các vấn đề gặp phải và nhanh chóng khắc phục tình hình.

Ngay cả sau khi kế hoạch ngân sách đã được phê duyệt và đang trong quá trình thực hiện, nó vẫn có thể phải điều chỉnh lại nếu hoàn cảnh đã thay đổi đáng kể, và những thay đổi đó đã nằm ngoài tầm kiểm soát. Hoạt động này được đề cao trong kỹ thuật lập ngân sách luân phiên (continuous budgeting) hay còn gọi là ngân sách liên tục (rolling budgeting). Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng kỹ thuật khác, nên có một lịch xem xét và cập nhật ngân sách định kỳ.

Mặc dù việc điều chỉnh ngân sách mang lại những định hướng hoạt động kịp thời cho doanh nghiệp, nhưng nếu xảy ra quá thường xuyên, nó có thể khiến cho các bộ phận xem nhẹ quá trình lập kế hoạch. Không nên có quá 2 đợt điều chỉnh ngân sách trong một năm, và doanh nghiệp cũng cần khẳng định tính nghiêm túc trong quản lý ngân sách: chỉ sửa đổi khi thực sự cần thiết.

Trong trường hợp bắt buộc phải điều chỉnh ngân sách, doanh nghiệp cần xem xét 2 phương án:

Các phương pháp lập kế hoạch ngân sách

Có 2 phương pháp lập kế hoạch ngân sách phổ biến là từ dưới lên và từ trên xuống.

Đây là quá trình xây dựng ngân sách bắt đầu từ cấp độ nhỏ nhất trong doanh nghiệp (ví dụ như một đội nhóm Tuyển dụng). Các bộ phận nhỏ này sẽ đưa ra dự báo chi phí và đề xuất ngân sách dựa trên nhu cầu và hoạt động cụ thể của họ, sau đó lần lượt trình lên các cấp độ cao hơn (phòng Nhân sự, khối Back Office) để tổng hợp thành ngân sách của cấp độ đó, và sau cùng là tạo ra ngân sách tổng thể của toàn doanh nghiệp.

Ngược lại với phương pháp trên, ngân sách lập từ trên xuống sẽ được bắt đầu từ cấp độ cao nhất của doanh nghiệp (ví dụ như ban lãnh đạo hoặc hội đồng quản trị). Sau đó, các số liệu và mục tiêu ngân sách mới được chia nhỏ và phân bổ xuống các bộ phận cụ thể phía dưới.

Tùy thuộc vào cân nhắc các yếu tố về mô hình kinh doanh, cấu trúc bộ máy và điều kiện hiện có, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp lập budget, hoặc kết hợp giữa cả hai phương pháp này. Trên thực tế, các doanh nghiệp thường triển khai kết hợp, nhằm cân đối giữa sự nhất quán với mục tiêu tổng thể từ ban lãnh đạo và sự linh hoạt, chi tiết từ các bộ phận.

Có công cụ nào hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý ngân sách doanh nghiệp hiệu quả?

Doanh nghiệp thường gặp phải một số khó khăn khi lập và quản lý budget theo cách truyền thống:

Tháng 11/2023, lời giải cho các bài toán này đã được chính thức công bố: Base Finance+ – Bộ giải pháp quản trị tài chính thời gian thực đầu tiên tại Việt Nam.

Base Finance+ có khả năng tập trung dữ liệu tài chính từ nhiều nguồn khác nhau về một hệ thống dashboard chung duy nhất, bổ sung thêm các tùy chỉnh chuyên sâu về trực quan hoá, phân tích chỉ số và dự báo. Đặc biệt, các hoạt động giao dịch, vận hành và hoạt động quản trị tài chính sẽ được kết nối với nhau theo thời gian thực (real-time).

Với bộ giải pháp này, doanh nghiệp có thể làm chủ dữ liệu tài chính theo nhiều lát cắt, dễ dàng quản lý doanh thu và dòng tiền vào, quản lý chi phí và dòng tiền ra, thậm chí là quản lý tiền mặt tự động. Quá trình lập kế hoạch và quản lý ngân sách, nhờ vậy, được tinh gọn và thông suốt hơn nhiều lần – từ bước đặt mục tiêu ban đầu cho tới bước điều chỉnh ngân sách.

Với Base Finance+, uỷ ban ngân sách có thể:

Nhờ Base Finance+, ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng có thể:

Bộ phận kế toán cũng được hỗ trợ bởi Base Finance+:

Với bài viết này, hy vọng mỗi nhà quản trị đã có được cái nhìn rõ ràng và bài bản về việc lập và quản lý budget cho doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính một cách chặt chẽ trong năm kinh tế biến động, mà còn là bước đệm vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Chúc doanh nghiệp luôn thuận lợi và thành công!

Các kỹ thuật lập kế hoạch ngân sách phổ biến

Trong kỹ thuật này, ngân sách cho một khoảng thời gian tiếp theo (thường là năm tài chính tiếp theo) được xây dựng dựa trên ngân sách của giai đoạn trước đó, với một số điều chỉnh để phản ánh các thay đổi dự kiến trong hoạt động kinh doanh như tăng giảm dự kiến trong doanh số bán hàng, chi phí sản xuất, chi phí nhân sự,… Cách tiếp cận này thường dựa trên nguyên tắc tăng lên hoặc giảm đi một số lượng cố định (ví dụ 5%, 10%,…) so với ngân sách của giai đoạn trước đó.

Trong kỹ thuật này, doanh nghiệp không giữ nguyên kế hoạch ngân sách từ đầu tới cuối chu kỳ ngân sách mà sẽ cập nhật liên tục. Khi kết thúc một khoảng thời gian ngắn nhất định – thường là 1 tháng hoặc 1 quý – doanh nghiệp sẽ ngay lập tức bổ sung thêm ngân sách của 1 tháng hoặc 1 quý mới vào phần sau của kế hoạch.

Lấy ví dụ, doanh nghiệp A luôn chuẩn bị budget cho chu kỳ 12 tháng. Hết tháng thứ nhất, doanh nghiệp sẽ ngay lập tức bổ sung thêm ngân sách của tháng thứ 13 vào kế hoạch. Đồng thời, ngân sách của các tháng thứ 2, 3, 4,…, 12 cũng được điều chỉnh lại dựa trên dữ liệu thực tế gần nhất và các dự báo mới nhất.

Kỹ thuật này được xây dựng dựa trên việc phân tích các hoạt động cụ thể mà doanh nghiệp thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh. Doanh nghiệp sẽ thu thập dữ liệu để đánh giá chi phí và nguồn lực cần thiết cho từng hoạt động. Ngân sách sẽ được phân bổ dựa trên định mức chi phí tương tức.

Đây là kỹ thuật phân bổ nguồn lực tài chính dựa trên hiệu suất (các mục tiêu, chỉ tiêu), và kết quả đạt được trong quá khứ hoặc dự kiến của tương lai. Các bộ phận có hiệu suất cao thường nhận được nguồn lực nhiều hơn để duy trì và cải thiện thành tích của mình; trong khi các bộ phận có hiệu suất thấp có thể nhận được ít nguồn lực hơn và cần cải thiện hiệu suất để được phân bổ thêm ngân sách.

Đúng như tên gọi, trong kỹ thuật này, mọi khoản chi tiêu phải được xác định và chứng minh từ đầu, không dựa trên việc sử dụng ngân sách hoặc các hoạt động xảy ra trong giai đoạn trước đó. Các bộ phận trong doanh nghiệp cần xác định các khoản chi phí dự kiến, đồng thời giải trình cụ thể và đưa ra phản biện để bảo vệ kế hoạch ngân sách này. Mỗi khoản chi tiêu đều được xem xét một cách kỹ lưỡng, và budget chỉ được cấp phát khi có lý do thuyết phục.

Mỗi kỹ thuật lập budget đều có ưu nhược điểm riêng, và việc lựa chọn áp dụng kỹ thuật nào sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố: loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, mô hình kinh doanh, mục tiêu chiến lược, đặc điểm cụ thể và khả năng triển khai của từng doanh nghiệp. Đôi khi, việc kết hợp linh hoạt các kỹ thuật khác nhau có thể mang lại kết quả tốt nhất.